2024.12
このようなお悩みありませんか？
「Final Document」がすべて解決
「Final Document」は、PDFやWord、Excelで作成した営業資料や請求書、注文書などあらゆるドキュメントの安全な共有と管理をワンパッケージで提供するクラウドサービスです。自宅や歳出先などオフィス以外の場所にいても利用できます。さらに電子帳簿保存法にも対応しており、請求書を法令に準じた環境で保存可能です。
ファイルを手軽に＆安全に共有
メールと同じ手軽さで、メールより安全にファイルを共有できます。万が一送付先やファイルを間違えても、共有リンクを無効にして共有を取り消すことも可能です。
利用シーン
・お客様への見積書送付
・取引先への営業資料・提案書送付
・契約書や申請書の送付
ポイント
ウイルスチェック
ファイルアップロード時に自動ウイルスチェック。脱PPAPでウイルス
感染対策。
上司承認
リンクURL送付前に宛先や内容をダブルチェックし誤送信を防止。
送達確認
フォルダーアクセス時に通知が届き不安を解消。スムーズなやり取り
をサポート。
アップロード許可
ゲストユーザーもファイルアップロード可能。
ワンタイムパスワード
パスワード流出時やなりすましなどによる不正アクセスのリスクを
低減。
Outlook連携
「Outlook」のメール画面上で共有リンクを発行。スレッドが途切れる
ことなくファイル共有が可能。
ファイル共有
最大10GBのファイルをクラウドにアップロードして、リンクURLを送付します。リンクへのアクセス通知を設定し、送付先が受け取ったかどうかを確認できます。また、ファイル送付だけではなく、送付先にファイルのアップロードを許可して受け取ることも可能です。
機能一覧
ファイル共有（クイック共有）
共有したいファイルをアップロードして共有リンクを発行できます。共有先へメールで通知できます。パスワードや有効期限、共有先からのアップロードなど、様々な設定が可能です。
プレビュー
アップロードしたファイルURLを、指定したユーザーに送信する際、送信前にプレビューを表示します。（誤送信防止）
ウイルスチェック
アップロードしたドキュメントは自動でウイルスチェックされます。万一ウイルスが見つかったときは、エラーメッセージが出て、ドチュメントはごみ箱に移動されます。
アドレス帳
全社員のアドレス一覧や共用のアドレス帳、個人用のアドレス帳を利用できます。手入力ではなくアドレス帳から選択することで宛先の入力ミスを防ぎます。kintoneで作成したアドレス帳とも連携可能です。
有効期限設定
共有リンク有効期限を設定できます。共有期限を管理することで過去のリンクが残ることがなく安心です。
Outlook連携
「Outlook」のメール画面上でファイルのアップロードと共有リンクの発行が可能です。メールへのファイル添付と同じ手軽さで、脱PPAPを実現します。また、スレッドが途切れることもありません。
共有リンク
すでにキャビネットにあるファイルを共有するためのリンク発行できます。共有先へメールで通知できます。パスワードや有効期限、共有先からのアップロードなど、様々な設定が可能です。
リンク切れファイルの自動削除
共有リンク作成時に有効期限を設定し、期限が過ぎたドキュメントを自動でごみ箱に移動するように設定できます。
ダウンロード
共有されたファイルをダウンロードできます。ダウンロード時に共有元の担当者に通知が届きます。
メッセージテンプレート
共有リンク送付時に、メールと同じようにメッセージ（本文）を入力できます。よく使うテンプレート化して入力の手間を省けます。
共有ユーザー制限
共有リンクにアクセス可能なユーザーを指定できます。アカウントをもっていないゲストユーザーも指定可能です。
共有履歴
日付、有効期限、ファイル、アクセス者情報などの共有履歴を確認できます。共有先がダウンロードした日時がわかります。
送達確認（通知）
メール添付での送付と異なり、送付相手がドキュメントを閲覧・ダウンロードしたときにWebブラウザーのプッシュやメールで通知します。
共有先のアップロード許可
共有先からファイルを受取る事も可能です。共有リンク発行時に任意で設定できます。
上司承認
事前に設定することで、共有リンク送付前に上司の承認を取るフローを設定できます。見積書や契約書など重要な書類送付の際にダブルチェックできて安心です。
ワンタイムパスワード
共有リンク作成時にワンタイムパスワードを設定できます。固定パスワードで懸念されるパスワード流出のリスクを低減し、より安全にファイルを共有できます。
営業資料や申請書フォーマットをクラウドで一元管理
WordやExcelなどで作成したドキュメントをデータのまま保管します。最新の営業資料をチームメンバーで共有して使用したり、交通費精算や注文書、データ利用申請書など社内申請書の各種フォーマットを全国の社員がいつでも使えるように共有したり、あらゆるドキュメントの共有・保管場所として活用できます。クラウドサービスなので自宅や外出先でもファイルを利用できます。
利用シーン
・社外秘の企画資料を保存し、関係者に閲覧を許可
・最新の営業資料を保存し全国の拠点と共同利用
ポイント
マイキャビネット
個人のファイルを保管できる場所
（例）提案書や企画書、ダウンロードした資料、作成途中の資料など
共有キャビネット
部門やチームでファイルを共有できる場所
（例）カタログ、商品紹介資料、会議資料や議事録、ロゴやイラストなどの画像
データ、商品紹介動画のデータ
フォルダーアクセス権限
8種類のアクセス権限の付与
ドキュメント管理
あらゆるドキュメントを管理・共有できます。申込書など期限のあるドキュメントに期日を付けて通知したり、コメント機能を使って資料を回覧したりできます。従業員間の情報連携を円滑にします。
機能一覧
マイキャビネット
ログインユーザーがアクセスできるファイル・フォルダーです。
ダウンロード
キャビネット内のファイルをいつでもどこでもダウンロードできます。
付加情報
ファイルにオリジナル項目（文字列/数値/日付/金額）を設定して管理できます。
自動削除（ごみ箱）
一定期間更新や閲覧がないファイルを自動でごみ箱に移動します。ごみ箱に移動後、一定期間経過したファイルを自動で削除します。それぞれファイル管理者へ実行前に通知できます。
共有キャビネット
ユーザー間で共有できるファイル・フォルダーです。
プレビュー
ファイルをダウンロードせず、画面上で参照できます。
コメント
ファイルにコメントを追加できます。追加時の通知が可能です。チャットやメールを使わずに、ドキュメントを起点にしたやり取りができます。
類似/同一ファイルチェック
類似または同一ファイルのアップロード時に警告を出せます。ストレージ空き容量の無駄な消費を防ぎます。
アップロード
画面からPC上のファイルを選択、またはファイルを画面上へドラッグ＆ドロップすることでアップロードできます。
お気に入り
よく利用するファイル・フォルダーをお気に入り登録できます。
バージョン管理
上書きアップロード時に、古いファイルを残すことができます。バージョン履歴から古いファイルの復元が可能です。ファイル名に日付などを入れた管理が不要になります。
同名ファイル制御
同一フォルダー内に同名ファイルのアップロードを禁止できます。自動的に別名での保存が可能です。誤った上書きを防ぎます。
ウイルスチェック
キャビネットにアップロードしたドキュメントは自動でウイルスチェックされます。万一ウイルスが見つかったときは、エラーメッセージが出て、ドキュメントはごみ箱に移動されます。
タグ
ファイルに任意のタグを設定できます。タグでの検索が可能です。
期限日
ファイルに期限を設定し、期限日の前にファイル管理者へ通知できます。契約者や回覧期間のあるファイルの共有に便利です。
送達確認
メール添付での送付と異なり、送付相手がドキュメントを閲覧・ダウンロードしたときにメールやブラウザープッシュで通知します。
電子帳簿保存法に対応
各社員がデータで受け取った請求書、紙で受け取ってスキャンした請求書や領収書をWeb上で申請、経理部は電子帳簿保存法の要件を満たした環境で保存できます。
ポイント
AI+OCR
入力必須項目の「金額」「取引日時」「取引先名」を読み取り自
動入力
通知機能
申請・承認・却下時に、対象者に通知し対応漏れを防止
JIIMA証人を取得
法令に準拠した適正な運用を支援
Web申請
各社員がWeb上で申請
請求書保存（電帳法対応）
メールやインターネットなどを通じてデータで受け取った請求書や注文書、郵送など紙で受け取ってスキャンした請求書や領収書を、それぞれ電子帳簿保存法に対応した形式で保存できます。また、運用に合わせてタイムスタンプを付与することも可能です。
機能一覧
申請
ドキュメントをアップロードして承認の申請をします。
検査項目の入力
検査条件となる「取引年月日」「取引金額」「取引先」を入力します。
権限設定
ドキュメントの保存者と電帳法キャビネットの管理者を指定し、権限を付与できます。
承認、却下
申請されたドキュメントを承認または却下します。
検索
事前に入力した検索条件や申請者名、申請日で検索できます。
ごみ箱
一覧から削除します。キャビネット上にデータは残っているため、復元も可能です。
保存
承認されたドキュメントを保存します。
タイムスタンプ検証
正しいタイムスタンプが付与されているが、ドキュメントが改ざんされていないかを確認できます。
AI+OCR（ChatGPT）
請求書をアップロードしたときに「取引先年月日」「取引金額」「取引先」の情報を自動で読み取って入力を補助します。
閲覧
承認、却下、保存されたドキュメントを閲覧できます。
タイムスタンプ付与
タイムスタンプを付与できます。（オプション）
他社サービスとAPI連携
WebAPIで他社クラウドサービスと連携できます。シームレスに連携でき、ファイルの共有がますます便利になります。
利用シーン
・他のシステムで作成した見積書をシームレスに
「Final Document」から共有。
・「kintone」に登録されたアドレス帳と連携し、
「Final Doument」から取引先に注文書を送付。
ポイント
WebAPIを追加料金なく利用が可能。
